最近、さまざまな会の幹事を行う機会が増えました。
研修会、飲み会、慰労会などなど。
最近もお世話になった方を労う会を初めて担当しましたが、数か月前から少しずつ準備をして備えました。
幹事も、慣れてしまえばいいのかなあと思いながら、初めてのことなので、緊張しながら皆さんに楽しんでもらえるように尽力しました
＜記憶メモ＞
◇日程の調整
主役の方の都合と、アンケートで一番参加者が多い日を設定
出欠確認など
◇お店設定予約
人数がある程度確定したところで、場所を決定
貸し切りか、個室か、駐車場の確認など
◇予算設定
料理・場所代、記念品、花束など金額の設定
◇参加者への案内・集金
日時・場所・金額などの案内と、アレルギーの有無・メイン料理の選択集計など
会への参加者と、記念品のみの方の異なる金額の集金を３日前までに行う。
◇当日の流れ
司会者・挨拶・記念品を渡す人への依頼など
式のタイムスケジュールを立ててお店の人と打ち合わせ
◇記念品の購入
何軒もお店を渡り歩きました～～
ネットで購入も考えましたが、実物を見て購入したほうがいいだろうと思って探しました。
◇収支報告など
当日の食事代・記念品・花束の代金についてと、数十円の残金について（(笑)）
＜想定外のコト＞
◇嬉しかったコト
参加者が多く、思っていたよりも大きな会になりました。感謝です。
また、相談に乗っていただいたり、協力してくださった方たちには深く深く感謝です
◇勉強不足
ムービーメーカーで動画を作成しようとしたところ、、、サポートが切れているとのことで、ソフトがインストールできない
ことに真っ青になりました。
ことに真っ青になりました。仕方がないので、PowerPointを駆使して皆さんに写真などをまとめて見ていただきました。
◇勉強不足２
私がパソコンを新しく購入したばかりのため、使いこなせていないというかわかっていなかったんです。
プロジェクターとの設定にかなり手間取りました。自分のパソコンにHDMI端子がなく、ミニディスプレイポートの出力しかなかったので、急いで変換端子を購入して対応。焦りました。
◇自分の語彙不足
これは想定外ではなく、以前から自覚はしていましたが私は大人の語彙力が全くない
案内、メールをする時、当日の挨拶など、かなり苦しみました。
※Afternoon Tea のティーセット。記念品を探し求めていた時のゆったりくつろぎタイム。
主役の方には、これまで個人的にとても助けられ、広い心で受け入れていただいたので、彼女に喜んでいただきたい一心で、資料を集め夜な夜なPowerPointや案内状など作成しました。
終盤、記念品を渡すため向き合って彼女の目に浮かぶ涙を見たときは、私も思わずもらい泣きしてしまいました無事に終わってホッとしています。
無事に終わってホッとしています。